Damit sich mit Hilfe von axesWord aus einem Word-Dokument ein PDF/UA-konformes Dokument erstellen lässt, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Jedes Element weist eine geeignete ROLLENZUORDNUNG auf (in der Regel ist die Rolle Automatisch passend).
- Jedes Element hat eine festgelegte Position in der logischen Reihenfolge der Dokumentstruktur (Vereinfacht ausgedrückt entspricht dies der VORLESE-REIHENFOLGE.)
- Bilder besitzen einen ALTERNATIVTEXT oder sind als rein dekorativ gekennzeichnet. Letzteres nennt man ARTEFAKT.
- Formeln besitzen einen ALTERNATIVTEXT, der in der Regel die linearisierte Form der Formel wiedergeben sollte.
- TABELLEN sind echte Datentabellen und keine Bilder.
- SPALTEN- UND ZEILENÜBERSCHRIFTEN in Tabellen sind mit Formatvorlagen formatiert, denen eine entsprechende Rolle zugewiesen wurde.