Schaltfläche / Dialogfenster "Dokumenteinstellungen"

Was macht es?

Diese Schaltfläche öffnet das Dialogfenster Dokumenteinstellungen.

Wozu benutzt man es?

Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für das gesamte Dokument gelten.

Die Einstellmöglichkeiten sind auf drei Registerkarten verteilt:

Wie benutzt man es?

1. Absatz-Formatvorlagen eine Rolle zuweisen

Hintergrundwissen

Wir unterscheiden zwischen zwei Arten von Absatz-Formatvorlagen:

1. Standardmäßig in Word vorhandene Absatz-Formatvorlagen (z. B. "Überschrift 1" oder "Beschriftung"):
   Diesen weist axesWord bereits automatisch die passenden Rollen zu. In der Regel müssen Sie hier nichts ändern und können deshalb die Rolle Automatisch belassen. Dies gilt für:
   • Überschriftenformatvorlagen der Ebenen 1-9 (basierend auf der eingestellten Gliederungsebene)
   • Beschriftungen (basierend auf der Wordfunktion Beschriftung einfügen)
   • Inhalts-, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnisse (wenn diese mit Hilfe der entsprechenden Wordfunktion erstellt wurden)
   • Listen (wenn diese mit den Schaltflächen Aufzählungszeichen, Nummerierung oder Liste mit mehreren Ebenen in Word erstellt wurden oder mit Hilfe von korrekt angelegten Absatz-Formatvorlagen angelegt wurden)
   • Blockzitate (wenn diese mit der Formatvorlage Zitat oder Intensives Zitat formatiert wurden)
2. Benutzerdefinierte Absatz-Formatvorlagen:
   Diesen müssen gegebenenfalls die passenden Rollen zugeordnet werden. Standardmäßig ist die Rolle "Automatisch" eingestellt. Diese basiert auf der natürlichen Semantik des Elements. In vielen Fällen ist dies die Rolle "Absatz".
   Die üblichen Anwendungsfälle, bei denen Sie Rollenzuordnungen für benutzerdefinierte Absatz-Formatvorlagen vornehmen müssen, sind Spalten- und Zeilenüberschriften in (komplexen) Tabellen und Listenfortsetzungen, z. B. muss einer Absatzformatvorlage für eine Spaltenüberschrift in einer komplexen Tabelle die Rolle "Kopfzelle (komplexe Tabelle)" zugewiesen werden. In der Regel hat dies bereits der Ersteller der Dokumentvorlagen für Sie vorgenommen, denn hierzu ist Fachwissen zur PDF-Barrierefreiheit erforderlich.
   Folgende Rollen können einer Absatz-Formatvorlage zugewiesen werden:
   • Absatz
   • Titel
   • Untertitel
   • Überschrift (Gliederungsebene 1-100)
   • Listenfortsetzung (Gliederungsebene 1-10)
   • Beschriftung
   • Blockzitat
   • Kopfzelle (komplexe Tabelle)
   • Kopfzelle (einfache Tabelle)
   • Formularfeld-Beschriftung
   • Artefakt

Wie gehen Sie vor?

1. Klicken Sie in der Registerkarte axesWord auf die Schaltfläche Dokumenteinstellungen. 
2. Das Dialogfenster Dokumenteinstellungen erscheint. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte Rollenzuordnungen.
   
3. Wählen Sie auf der linken Seite in der Liste der Formatvorlagen die Vorlage aus, für die Sie die Rollenzuordnung ändern möchten und wählen Sie im Dropdown-Listenfeld auf der rechten Seite die entsprechende Rolle aus.
   
   Nehmen Sie ggfs. weitere Einstellungen für Gliederungsebenen oder Geltungsbereiche vor.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Einstellungen zu speichern.

2. Einstellungen für die Ansicht beim Öffnen des PDF ändern

Wechseln Sie im Dialogfenster Dokumenteinstellungen zur Registerkarte Ansicht beim Öffnen.

Es sind bereits die empfohlenen Einstellungen für das Öffnen eines PDF eingestellt. Bei Bedarf können Sie hier die gewünschten Änderungen vornehmen.

Klicken Sie abschließend auf OK.

3. Die Position der Fuß- und Endnoten im logischen Strukturbaum festlegen

Wechseln Sie im Dialogfenster Dokumenteinstellungen zur Registerkarte Erweitert.

Die Standardeinstellung ist, dass alle Fuß-/Endnoten (d. h. alle "Note"-Strukturelemente) ganz am Ende des logischen Strukturbaums aufgelistet werden (Einstellung Am Ende des Dokuments).

Falls gewünscht, können Sie diese Einstellung - getrennt für Fuß- und Endnoten - ändern, so dass die Fuß- bzw. Endnoten direkt nach dem jeweiligen Absatz aufgelistet werden (Einstellung Nach dem Absatz).

Klicken Sie abschließend auf OK.

4. Schriftarten für den PDF-Export wählen

Hintergrundwissen

Eine Schriftart kann auf Ihrem Computer in mehreren Versionen vorhanden sein:

• als Cloud-Schriftart (bereitgestellt von Microsoft 365)
• als Systemschriftart (in Windows für alle Benutzer installiert)
• als Benutzerschriftart (in Windows nur für Ihr Benutzerkonto installiert)
• als eingebettete Schriftart (im Word-Dokument eingebettet)

In den meisten Fällen sind diese Versionen identisch und diese Einstellung macht keinen Unterschied. Gelegentlich haben zwei Versionen jedoch denselben Namen, unterscheiden sich aber, zum Beispiel im Zeichensatz oder in der Form der Zeichen. Mit dieser Einstellung legen Sie fest, welche Version axesWord für den PDF-Export bevorzugt.

Wie gehen Sie vor?

Wechseln Sie im Dialogfenster Dokumenteinstellungen zur Registerkarte Erweitert und wählen Sie unter Schriftarten für den Export die Option Installierte Schriftarten bevorzugen oder Cloud-Schriftarten bevorzugen aus.

Klicken Sie abschließend auf OK.

In welcher Reihenfolge werden die Schriftarten verwendet?

axesWord sucht die Schriftart in der folgenden Reihenfolge und verwendet die erste Version, die vorhanden ist:

Wann sollten Sie diese Einstellung ändern?

Wenn eine Schriftart oder einzelne Zeichen im exportierten PDF falsch aussehen, hat axesWord wahrscheinlich die „falsche“ Version der Schriftart verwendet. Wählen Sie die andere Option und exportieren Sie das PDF erneut.