1. Dokumenttitel
Den Dokumenttitel legen Sie am besten bereits zu Beginn in den Dokumenteigenschaften fest.
Wie das geht können Sie im Artikel Dokumenttitel nachlesen.
2. Sprache festlegen
Legen Sie die Sprache Ihrer Inhalte fest, indem Sie einzelne Absätze (oder das gesamte Dokument) markieren und dann auf die Sprache in der Word-Statusleiste unten links klicken.
Eine Anleitung dazu finden Sie in dem Artikel Sprache festlegen.
3. Titel und Untertitel
Beginnen Sie nun Ihr Dokument, indem Sie den Titel bzw. Untertitel festlegen. Sie können hierzu einfach die vorhandenen Wörter "Titel" und "Untertitel" auf der Titelseite überschreiben.
4. Überschriften und Absätze
Überschriften
Setzen Sie die Formatvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. gemäß der Hierarchie in Ihrem Dokument ein und überspringen Sie keine Ebene.
Begründung
Überschriften sind wichtig für das schnelle Navigieren innerhalb eines Dokumentes – gerade auch für Nutzer assistiver Technologien (AT).
Schreiben Sie nun Überschriften und Absätze. Sie können auch hier zunächst die vorhandenen Überschriften und Textabsätze überschreiben.
Für weitere Überschriften oder Textabsätze beginnen Sie einfach einen neuen Absatz, z. B. der neue Absatz "Dies soll eine Überschrift 4 werden".
Weisen Sie diesem Absatz anschließend die entsprechende Formatvorlage zu, indem Sie im Aufgabenbereich Formatvorlagen auf "Überschrift 4" klicken. Dazu ist es ausreichend, wenn die Einfügemarke ("Cursor") in dem Absatz steht, dem Sie eine bestimmte Formatvorlage zuweisen wollen (d. h. es muss nicht der ganze Text markiert sein, den Sie zu einer "Überschrift 4" machen möchten).
Absätze
Setzen Sie harte und weiche Zeilenumbrüche korrekt ein:
- Harter Umbruch (Return-Taste): einen neuen Absatz beginnen
- Weicher Umbruch (Shift + Return-Taste): innerhalb eines Absatzes eine neue Zeile beginnen
5. Tabellen
Die Tabellenbeschriftung, die Überschriftenzellen und die Datenzellen können Sie mit Ihren Werten überschreiben. Sie können auch Zeilen und/oder Spalten löschen oder neue hinzufügen. Klicken Sie dazu mittels Rechtsklick in eine Zeile oder Spalte und wählen Sie die Menüoption Einfügen bzw. die Menüoption Löschen.
Wie Sie barrierefreie Tabellen mit axesWord® erstellen, finden Sie in einer ausführlichen Anleitung „Barrierefreie Tabellen mit axesWord erstellen“ unter Handbuch, Anleitung, barrierefreie PDFs, digitale Barrierefreiheit.
6. Bilder und Diagramme
Entscheiden Sie, ob Ihre Illustrationen, Bilder oder Grafiken relevanter Inhalt oder rein dekorative Elemente sind.
6.1 Relevanter Inhalt
Verankern Sie Ihre Illustrationen, sofern diese nicht mit der Layoutoption Mit Text in Zeile gesetzt sind. Die Verankerung hat Auswirkungen auf die logische Reihenfolge. Das verankerte Objekt folgt immer dem Absatz, an dem es verankert wurde. Um die Layoutoption zu ändern, klicken Sie auf die Illustration und danach auf das Symbol für Layoutoptionen. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie die Layoutoption ändern können.
Fügen Sie unbedingt einen Alternativtext im Aufgabenbereich axesWord - Rollenzuordnungen hinzu.
Begründung
Bilder können von blinden Nutzern nicht erkannt werden. Über den Alternativtext haben sie Zugriff auf die Kernaussage des Bildes.
6.2 Dekorative Elemente
Wenn eine Abbildung ein rein dekoratives Element ist, dann weisen Sie diesem Element im Aufgabenbereich axesWord - Rollenzuordnungen die Rolle Artefakt zu.
7. Listen
7.1 Einfache Listen
Für einfache Listen schreiben Sie Ihre Aufzählungspunkte in einzelne Absätze. Weisen Sie diesen Absätzen dann die Formatvorlage "Liste" zu.
7.2 Listenfortsetzung
Wenn Sie unterhalb eines Listeneintrags einen weiteren Absatz einfügen möchten (der inhaltlich zu dem Listeneintrag dazugehört), weisen Sie ihm die Formatvorlage "Listenfortsetzung" zu.
Begründung
Damit wird bei der PDF-Konvertierung erreicht, dass ein Listeneintrag zwei (oder auch mehrere) Absätze enthält und nicht mehrere separate Listen erzeugt werden.
7.3 Listen mit mehreren Ebenen
Schreiben Sie auch bei Listen mit mehreren Ebenen Ihre Aufzählungspunkte in einzelne Absätze. Weisen Sie diesen Absätzen dann die Formatvorlage "Liste", "Liste 2", "Liste 3", usw. zu (für nummerierte Listen wählen Sie die Formatvorlagen "Listennummer", "Listennummer 2", usw.).
Tipp
Wenn Sie den ersten Eintrag einer Liste mit der Formatvorlage "Listennummer" (oder "Liste") definiert haben, können Sie die darauffolgenden Absätze der Liste mit der Tabulator-Taste bedienen. Beispiel: Sie haben einen Eintrag der ersten Ebene geschrieben und beginnen einen neuen Absatz. Jetzt können Sie die Tabulator-Taste drücken und so sofort einen Eintrag der zweiten Ebene beginnen. Achten Sie aber darauf, dass Sie keine Ebenen überspringen, denn damit würden unlogische Listen erzeugt werden.
8. Kopf- und Fußzeile
Doppelklicken Sie in den Bereich der Kopf- oder Fußzeile. Nun können Sie hier den Text eingeben oder editieren.
Um die Seitenzahl in die Fußzeile einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenzahl und danach auf die Schaltfläche Seitenende. Nun können Sie aus einer Liste ein vorgegebenes Format für die Seitenzahl auswählen.
9. Zeichenformatierungen
Wenn Sie einzelne Wörter innerhalb eines Textabschnitts in einer besonderen Weise formatieren möchten (z. B. Hervorhebung mittels einer anderen Schriftfarbe und/oder in Fettdruck), bietet es sich an, dass Sie eine Zeichenformatvorlage festlegen. Diese gilt dann nicht für einen ganzen Absatz - so wie bei den Absatzformatvorlagen - sondern nur für einzelne Zeichen.
Markieren Sie dazu den Text, den Sie hervorheben möchten. Klicken Sie dann auf eine Zeichenformatvorlage im Aufgabenbereich Formatvorlagen, z. B. auf "Intensive Hervorhebung". Der markierte Text wird entsprechend hervorgehoben.
Der Vorteil von Zeichenformatierungen ist, dass Sie auf einen Schlag alle mit diesem Format versehenen Textteile in Ihrem Dokument anpassen können - Sie müssen dazu nur einmal die entsprechende Zeichenformatvorlage ändern.
10. Barrierefreies PDF erzeugen
Klicken Sie nach Fertigstellung des Dokuments in der Registerkarte axesWord auf die Schaltfläche PDF exportieren.