Tabellen – axes4

Tabellen sollten immer direkt in PowerPoint erstellt werden. Vermeiden Sie es, Tabellen aus anderen Programmen zu kopieren, da hier meist die Zugänglichkeit verloren geht. Fügen Sie auch keine Excel-Tabellen in Ihre Präsentation ein. Diese können nicht als echte Tabellen in ein PDF-Dokument exportiert werden.

Tabelle einfügen

Fügen Sie Tabellen mit dem Tabellen-Werkzeug in PowerPoint ein. Öffnen Sie dazu oben im Menüband die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle. Mithilfe des Rasters können Sie auswählen, wie viele Spalten und Zeilen Ihre Tabelle haben soll. Alternativ können Sie auch auf den Eintrag Tabelle einfügen klicken und die Anzahl der Spalten und Zeilen im folgenden Dialogfenster eintragen.

Bildschirmfoto: Registerkarte 'Einfügen' mit hervorgehobener Schaltfläche 'Tabellen' und dem geöffneten Tabellen-Menü mit einem Tabellenraster und dem Menüeintrag 'Tabelle einfügen'.

Tabellenkopf zuweisen

Damit Ihre Tabelle barrierefrei wird und assistive Technologien korrekt ausgeben können, welche Datenzellen welchen Überschriftenzellen zugeordnet sind, müssen Sie den Tabellenkopf festlegen. Als Tabellenkopf werden Zellen bezeichnet, in denen sich Überschriften für Spalten oder Zeilen befinden.

So legen Sie den Tabellenkopf fest: Klicken Sie Ihre Tabelle auf der Folie an. Wenn Ihre Tabelle ausgewählt ist, erscheint oben im Menüband die Registerkarte Tabellenentwurf. Dort befindet sich die Funktionsgruppe Tabellenformatoptionen.

Bildschirmfoto: Die Registerkarte 'Tabellenentwurf' mit der hevorgehobenen Funktionsgruppe'Tabellenformatoptionen'.

Für den Tabellenkopf sind die Optionen Überschrift und Erste Spalte relevant:

Befinden sich in der ersten Zeile Ihrer Tabelle Überschriften, die die Spalten beschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überschrift.
Enthält die erste Spalte Ihrer Tabelle Überschriften, die die Zeilen beschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Spalte.
Bei einer Tabelle können auch beide Optionen zutreffen.

Bildschirmfoto: Die Funktionsgruppe 'Tabellenformatoptionen' mit hervorgehobenen Kontrollkästchen für 'Überschrift' und 'Erste Spalte'.

Wenn Sie die Kontrollkästchen aktivieren, wird die erste Zeile bzw. die erste Spalte je nach ausgewähltem Tabellenlayout optisch hervorgehoben. Außerdem werden diese Zellen in der logischen Dokumentstruktur Ihres barrierefreien PDF-Dokuments mit dem Tag <TH> für Tabellenköpfe ausgezeichnet.

Hinweis: Es ist in PowerPoint nicht möglich, mehrere Spalten oder mehrere Zeilen innerhalb einer Tabelle als Tabellenkopf zu markieren. Bauen Sie Ihre Tabellen so einfach wie möglich auf und teilen Sie komplexe oder verschachtelte Tabellen in mehrere, einfache Tabellen auf. Sollte das nicht möglich sein, fügen Sie gegebenenfalls eine zusätzliche, aussagekräftige Beschreibung der Tabelle auf der Folie ein.

Achten Sie auch darauf, dass Sie Informationen nicht nur visuell, sondern auch im Text auf der Folie vermitteln. Haben Sie beispielsweise wichtige Werte in einer Tabelle rot markiert, könnten Sie "(wichtig)" hinter die entsprechenden Werte schreiben, damit auch Menschen, die die rote Markierung nicht sehen, Zugriff auf die Information haben. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Farbe und Kontrast.