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Erste Schritte: Eine PowerPoint-Präsentation für den PDF-Export mit axesSlide vorbereiten

Um eine möglichst barrierefreie PowerPoint-Präsentation zu erstellen und daraus ein barrierefreies PDF mit axesSlide zu exportieren, reicht es nicht, sich auf die automatische Barrierefreiheitsprüfung von PowerPoint zu verlassen. Sie bietet eine gute Unterstützung, findet aber nicht alle Fehler.

Die folgende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, eine Präsentation so vorzubereiten, dass Sie diese mit axesSlide mit wenigen Klicks in ein barrierefreies PDF nach PDF/UA-Standard exportieren können. In den verlinkten Artikeln finden Sie jeweils ausführliche Informationen zu den einzelnen Punkten.

Checkliste: Vorbereitung für PDF-Export mit axesSlide

  • Dokumenttitel: Ein aussagekräftiger Dokumenttitel ist in den Metadaten hinterlegt. Siehe Dokumenttitel.
  • Folienmaster und Layouts: Auf dem Folienmaster und den Layouts selbst stehen nur dekorative Bilder und redundante Informationen. Gegebenenfalls wichtige Informationen werden an anderer Stelle auf einer Folie wiederholt. Siehe Folienmaster und Layouts.
  • Folientitel: Alle Folien haben einen aussagekräftigen, eindeutigen Folientitel. Siehe Folientitel.
  • Lesereihenfolge: Die Lesereihenfolge der Elemente auf allen Folien ist korrekt. Siehe Lesereihenfolge festlegen.
  • Textformatierung: Der Text ist korrekt formatiert. Relevante Informationen werden nicht ausschließlich durch Hervorhebungen (wie fett, kursiv, unterstrichen) vermittelt. Siehe Textformatierung.
  • Listen: Listen und Aufzählungen sind mit den Listen- und Aufzählungsformaten erstellt. Siehe Listen und Aufzählungen.
  • Links: Links sind korrekt eingefügt und aussagekräftig beschriftet. Siehe Links einfügen.
  • Sprache: Die Hauptsprache des Dokumentes ist korrekt und Sprachwechsel sind zugewiesen. Siehe Dokumentsprache und Sprachwechsel.
  • Bilder, Formen, Diagramme, SmartArt, Gruppen usw.: Alle Bilder, Formen, Piktogramme, 3D-Modelle, SmartArt, Diagramme, Cameos und Gruppen aus mehreren Elementen haben einen aussagekräftigen Alternativtext oder sind als dekorativ markiert, wenn sie inhaltlich nicht relevant sind. Reiner Text ist nicht als Bild eingefügt. Siehe Bilder, Formen, Diagramme, SmartArt, Gruppen usw. und Alternativtext hinzufügen oder Objekt als dekorativ markieren.
  • Tabellen: Tabellen wurden mit dem Tabellenwerkzeug erstellt. Tabellen wurden nicht als Excel-Tabelle eingefügt oder aus anderen Programmen kopiert. Alle Tabellenköpfe sind korrekt zugewiesen. Siehe Tabellen.
  • Farbe und Kontrast: Relevante Informationen werden nicht ausschließlich durch Farbe vermittelt. Text und Grafiken haben ausreichende Kontrastverhältnisse. Siehe Richtlinien unter Farbe und Kontrast. (Dieser Punkt ist nicht notwendig, um dem PDF/UA-Standard zu entsprechen, sollte aber für eine gute Zugänglichkeit dennoch beachtet werden.)
  • Kopf- und Fußzeilen: Foliennummern und sich wiederholende Kopf- und Fußzeilen sind als dekorativ markiert. Siehe Kopf- und Fußzeilen.
  • Platzierung der Folienelemente: Alle Elemente sind unabhängig von Animationen an der Stelle auf der Folie platziert, wo sie auch im PDF stehen sollen. Elemente außerhalb der Folie sind gelöscht, damit axesSlide die Folien korrekt verarbeiten kann. Siehe Animationen und Folienübergänge.
  • Barrierefreiheitsprüfung: Die Barrierefreiheitsprüfung von PowerPoint zeigt keine Fehler mehr an und alle Warnungen wurden überprüft. Siehe Barrierefreiheitsprüfung von PowerPoint.

Nicht unterstützte Elemente im PDF

Folgende Elemente können im mit axesSlide exportierten PDF aufgrund des anderen Datei-Formats nicht wiedergegeben werden oder werden nicht unterstützt:

  • Mathematische Formeln: Formeln, die mit dem Formeleditor erstellt wurden, werden in der aktuellen Version von axesSlide noch nicht unterstützt und können deshalb nicht barrierefrei exportiert werden. Siehe Mathematische Gleichungen und Formeln.
  • Animationen und Folienübergänge: Animationen und Folienübergänge werden nicht in das PDF übernommen. Siehe Animationen und Folienübergänge.
  • Video und Audio: Video und Audio können im PDF nicht wiedergegeben werden. Stellen Sie die Dateien über einen Link bereit. Siehe Video und Audio.
  • Eingebettete Dateien und Objekte: Eingebettete Dateien und Objekte wie beispielsweise Excel-Dateien sind im PDF gegebenenfalls nicht mehr barrierefrei. Stellen Sie die Dateien über einen Link bereit. Siehe Eingebettete Dateien und Objekte.
  • Formulare: Formulare verlieren im PDF ihre Funktion. Stellen Sie Formulare gegebenenfalls über einen Link bereit. Siehe Formulare.
  • Skripte: Objekte, die über eigene Skripte (z. B. VBA-Skripte) eingefügt wurden, verlieren gegebenenfalls ihre Funktion und sind nicht barrierefrei. Siehe Skripte.