Damit sich mit Hilfe von axesWord aus einem Word-Dokument ein PDF/UA-konformes Dokument erstellen lässt, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Das Word-Dokument hat einen sinnvollen Dokumenttitel (festgelegt in den Word-Dokumenteigenschaften).
- Abbildungen, Tabellen, Textrahmen, Kopf- und Fußzeilen weisen eine geeignete Rollenzuordnung auf.
- Jedes Element hat eine festgelegte Position in der logischen Reihenfolge der Dokumentstruktur (Vereinfacht ausgedrückt entspricht dies der Vorlese-Reihenfolge). Dies muss insbesondere bei verankerten Elementen wie Abbildungen oder Textrahmen beachtet werden.
- Bilder besitzen einen Alternativtext oder sind als rein dekorativ gekennzeichnet. Letzteres nennt man in der Fachsprache Artefakt.
- Formeln besitzen einen Alternativtext, der in der Regel die linearisierte Form der Formel wiedergeben sollte.
- Tabellen sind echte Datentabellen und keine Bilder.
- Spalten- und Zeilenüberschriften in Tabellen sind mit jeweils eigenen Formatvorlagen formatiert, und diesen Formatvorlagen wurden außerdem spezielle Rollen in den axesWord-Dokumenteinstellungen zugewiesen.