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Effektiv mit axesWord arbeiten - auf einer Seite erklärt

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Regeln für das Arbeiten mit axesWord kurz und prägnant zusammengefasst. Wenn Sie diese beherzigen, wird Ihnen das Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten leicht fallen.

1) Überschriften-Formatvorlagen verwenden

Nutzen Sie die Formatvorlagen, die Word standardmäßig bietet: setzen Sie „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“ gemäß der Hierarchie in Ihrem Dokument ein und überspringen Sie keine Ebene.

2) Listenfunktionen verwenden

  • Nutzen Sie dazu in Word die Schaltflächen Aufzählungszeichen oder Nummerierung oder Liste mit mehreren Ebenen.
    Word: Funktionsgruppe Absatz; Listenschaltflächen hervorgehoben
  • Oder verwenden Sie die Formatvorlagen „Liste“ bis "Liste 5" oder „Listennummer“ bis „Listennummer 5“.
  • Wie man Listen mit mehreren Ebenen erstellt finden Sie unter: Liste mit mehreren Ebenen neu erstellen

3) Alternativtexte für Bilder eingeben

4) Mit Tabellen richtig umgehen

  1. Daten-Tabellen
    Formatieren Sie die Zeilen- und Spalten-Überschriftenzellen mit separaten Formatvorlagen und weisen Sie diesen Formatvorlagen in den axesWord Dokumenteinstellungen die passende Rolle zu. Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung barrierefreier Tabellen finden Sie unter: https://www.axes4.com/de/produkte-services/axesword/axesword-anleitungen
  2. Layout-Tabellen
    Tabellen, die nur dazu dienen, Texte in bestimmter Weise anzuordnen, weisen Sie im Aufgabenbereich axesWord - Rollenzuordnungen die Rolle Layout-Tabelle zu. Definieren Sie an dieser Stelle außerdem die Leserichtung der Layout-Tabelle.
  3. Definitionslisten
    Zweispaltigen Tabellen für Abkürzungsverzeichnisse oder Glossare weisen Sie im Aufgabenbereich axesWord - Rollenzuordnungen die Rolle Definitionsliste zu.

5) Beschriftungen für Bilder und Tabellen erzeugen

Mittels Rechtsklick auf das Bild/Tabelle und der Menüoption Beschriftung einfügen... können Sie eine automatisch nummerierte Beschriftung erzeugen.

6) Links/Fußnoten/Referenzen als aktive Links anlegen

  • URL oder Emailadresse: geben Sie den Text ein und Word erzeugt automatisch einen aktiven Link.
  • Fuß-/Endnoten: verwenden Sie in Word die Schaltflächen Fußnote einfügen oder Endnote einfügen (in der Registerkarte Referenzen).
  • Interne Verweise: verwenden Sie in Word die Schaltfläche Querverweis einfügen (in der Registerkarte Referenzen).

7) Verzeichnisse automatisch erstellen lassen

Verwenden Sie in Word die Schaltflächen Inhaltsverzeichnis bzw. Abbildungsverzeichnis einfügen (in der Registerkarte Referenzen).

8) Dokumenttitel eingeben

Klicken Sie im Menüband auf Registerkarte Datei, dann Menüoption Informationen, und geben Sie im Texteingabefeld Titel einen aussagekräftigen Dokumenttitel ein.

9) Spracheinstellungen vornehmen

Markieren Sie einzelne Textabschnitte (oder das gesamte Dokument) und klicken Sie in der Statusleiste (unten in Word) auf die Sprache, um dann im Dialogfenster Sprache Änderungen vornehmen zu können.

10) Barrierefreies PDF erzeugen

  • Einfach in der Registerkarte axesWord auf die Schaltfläche PDF exportieren klicken.
  • Prüfen Sie das PDF-Dokumente mit Hilfe des kostenfreien PDF Accessibility Checkers (PAC).

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