Greifen Sie auf die von Word bereits zur Verfügung gestellten Formatvorlagen zurück, z. B.:
- für Überschriften: "Überschrift 1" bis "Überschrift 9"
Die Gliederungsebene ist hier bereits korrekt definiert. - für Textabsätze: "Standard" oder "Kein Leerraum"
- für Beschriftungen: "Beschriftung"
Tipp: Benutzen Sie bei Abbildungen oder Tabellen immer die Word-Funktion Beschriftung einfügen... (damit wird automatisch die richtige Formatvorlage verwendet und man kann automatisch ein Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis erstellen) - für Listen: "Liste" bis "Liste 5"
Tipp: Anleitung zur Erstellung von Listen mit mehreren Ebenen - für Listenfortsetzungen: "Listenfortsetzung" bis "Listenfortsetzung 5"
Hinweis: bei diesen Formatvorlagen muss man in den Dokumenteinstellungen von axesWord noch die Rolle Listenfortsetzung mit der entsprechenden Gliederungsebene einstellen. - für Blockzitate: "Zitat" oder "Intensives Zitat"
Hinweis für axesWord-Versionen, die älter als 23.1.2.0 sind: bei diesen Formatvorlagen muss man in den Dokumenteinstellungen von axesWord noch die Rolle Blockzitat einstellen.
Oder setzen Sie benutzerdefinierte Formatvorlagen ein, deren Rolle Sie bei Bedarf im Dialogfenster Dokumenteinstellungen anpassen:
- für Spalten- und Zeilenüberschriften in Tabellen
Tipp: Anleitung Barrierefreie Tabellen mit axesWord erstellen
Loslegen
- Prüfen Sie, welche Formatvorlagen vorhanden sind und ob Sie noch weitere benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen müssen.
- Nehmen Sie bei den (benutzerdefinierten) Formatvorlagen ggfs. Rollenzuordnungen in den Dokumenteinstellungen von axesWord vor (hier sind die üblichen Anwendungsfälle Rollenzuordnungen für Spalten- und Zeilenüberschriften in Tabellen, Listenfortsetzungen und Blockzitate).
- Bestimmen Sie möglichst nur mittels der Absatz-Formatvorlagen das optische Aussehen Ihrer Absätze, Überschriften und Listen (z. B. Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe, Einzüge, Abstände usw.). Vermeiden Sie manuelle Formatierungen!
- Ergänzend können Sie Zeichen-Formatvorlagen zum Hervorheben einzelner Elemente einsetzen. Diese wirken sich jedoch nur rein optisch aus und haben keinen Einfluss auf die Strukturinformationen im PDF.
- Formatieren Sie alle Absätze im gesamten Dokument konsistent mit Ihren Formatvorlagen! Klingt nach viel Arbeit? Das Gegenteil ist der Fall, denn die Arbeitseinsparung überwiegt: alle Verzeichnisse können automatisch erstellt werden, alle Nummerierungen werden automatisch aktualisiert, mit einer einzigen Einstellungsänderung können Sie z. B. den Zeilenabstand aller Textabsätze ändern usw.